Três dicas para aumentar a sua produtividade

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  • 📕 Empreendedorismo, Ferramentas
  • Por muito tempo, ser conhecido como workaholic era um elogio. Passar horas no escritório e perder compromissos em prol do trabalho era visto com bons olhos.

     

    O problema é que quantidade não significa produtividade.

     

    Estudos indicam que conseguimos trabalhar de 6 a 8 horas por dia com foco total nas atividades. Depois disso, a nossa produtividade diminui rapidamente.

     

     

    Por isso, descobrir e utilizar estratégias para ser mais produtivo em um mesmo período de tempo garante que você seja um smart worker, usando a inteligência para administrar melhor o seu tempo e gerar mais resultados.

     

    Quero compartilhar três dicas que, se forem inseridas no seu cotidiano, podem ajudar a tornar o seu trabalho mais produtivo, permitindo que você aproveite o seu dia de uma maneira ainda melhor.

     

     Desative as notificações de todos os aparelhos

    Somos bombardeados todos os dias com notificações. É uma mensagem no WhatsApp depois do expediente, é um comentário que recebemos no Facebook, é um vídeo ao vivo no Instagram, é um e-mail promocional e por aí vai.

     

    Quando deixamos que a tecnologia diga o que é importante, nos tornamos escravos de outras pessoas. Algo bastante ameaçador, de acordo com o livro Essencialismo” do Greg McKeown.

     

    Nem toda notificação é realmente importante e nem sempre ela deve ser visualizada, poupando o nosso precioso tempo.

     

    A melhor forma de ter mais controle das informações que você consome é desativando a maior parte das notificações que você recebe.

     

    Assim, você pode definir momentos oportunos do dia para checar as redes sociais, responder todas as mensagem ou e-mails.

     

    Calma! Não precisa ser tão radical.

    Por um bom tempo, quando comecei a me “desnotificar”, excluí os apps de redes sociais do celular, ativei o modo noturno mesmo durante o dia e zerei todos os sons (afinal, quem ainda recebe ligações na era do smartphone?).

     

    Deixei apenas as notificações em pop-up de pessoas que enviavam mensagens diretamente para o meu número no WhatsApp, silenciando todos os grupos.

     

    Depois de um tempo, acostumado com o silêncio digital, consegui eliminar quase todos os pop-ups e notificações.

     

    Faça o teste você mesmo

    Se você é ansioso por desbloquear o celular a cada 2 minutos e checar as notificações ou as redes sociais, faça um teste!

     

    Coloque limites na forma em que você consome as informações e veja os resultados que terá.

     

    Se quiser se aprofundar no assunto, recomendo que comece assistindo este vídeo que explica um pouco melhor sobre como o nosso cérebro é “hackeado” para utilizarmos cada vez mais os apps.

     

    Recebeu um e-mail ou uma mensagem? Responda imediatamente ou apague na mesma velocidade.

    Deixar o inbox vazio é muito difícil, porém, não impossível.

     

    A melhor solução é responder ou apagar o mais rápido possível qualquer e-mail ou mensagem que atrapalhe ou pause o fluxo de trabalho.

     

    Responder as mensagens com pressa não significa que alguém está desocupado. Pelo contrário!

     

    Quando mais rápido você se livrar de um assunto, mais tempo terá para priorizar as tarefas que realmente são importantes.

     

    Eric Schmidt (ex-CEO do Google) e Jonathan Rosenberg (VP de Produtos, também no Google), comentam no excelente livro “Como o Google funciona?” sobre os e-mails:

     

    “A maioria das melhores — e mais ocupadas — pessoas que conhecemos responde depressa aos e-mails não apenas para nós ou para alguns remetentes seletos, mas para todo mundo.

     

    Ser ágil nas respostas gera um ciclo positivo de comunicação, e o resultado é que sua equipe e colegas ficarão mais propensos a incluir você em discussões e decisões importantes. Além disso, ter agilidade nas respostas para todo mundo reforça a cultura plana e meritocrática que você está tentando estabelecer.

     

    As respostas podem ser bem curtas — “entendi” é uma das nossas favoritas. E quando você confia na sua capacidade de responder logo, as pessoas sabem exatamente o que significa uma não resposta. No nosso caso, costuma ser ‘entendi, prossiga’.”

     

    […]

     

    Ao abrir uma nova mensagem, você tem algumas opções: ler apenas o suficiente para se dar conta de que não precisa ler tudo; ler e responder de imediato; ler e responder depois; ou ler depois (vale a pena ler, mas não é urgente e é longo demais para ler agora).

    Separe as tarefas da semana em metas/objetivos

    Está perdido nas atividades do dia a dia, em um caos constante?

     

    Uma dica útil que realmente pode te salvar é priorizar as atividades mais importantes a cada semana e dividi-las em pequenos blocos.

     

    Você pode atribuir às tarefas grandes um check-list de coisas a fazer, quebrando as atividades maiores em caminhos pequenos a serem percorridos durante a semana.

     

    Imagine como uma receita, em que cada ingrediente (atividade) ajuda na conclusão de um belo prato (tarefa final).

     

    Existem várias ferramentas para monitorar as atividades, como a Asana, o Pipefy ou o Trello, que utilizam métodos como o Kanban e o Scrum para auxiliar na coordenação do trabalho.

     

    Fica a seu critério escolher qual é o melhor método para você, sendo possível começar a gerir melhor o seu tempo com uma caneta e um papel em branco, anotando tudo o que precisa ser feito.


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    Profissional de marketing, admirador da tecnologia, do social e da informação. Fundador da n404 Marketing e autor do blog. 😉